Si gestionas un almacén para terceros (3PL), tarde o temprano un cliente te dirá que hay que "conectar por EDI". Esta guía explica, sin jerga, qué son los mensajes 940, 945, 947, 856 y DESADV, cómo encajan en el flujo de un operador logístico y en qué se diferencian los estándares ANSI X12 y EDIFACT.
Qué es el EDI y por qué te lo pide tu cliente
EDI (Electronic Data Interchange) es el intercambio de documentos comerciales en un formato estructurado y normalizado, directamente entre dos sistemas informáticos, sin que nadie teclee ni envíe PDFs por correo. En un operador logístico, el depositante (el dueño de la mercancía) y tú (el almacén) os pasáis pedidos, confirmaciones y ajustes de stock en ese formato común.
¿Por qué te lo exigen? Porque elimina el tecleo manual y sus errores, deja trazabilidad de cada documento, y —sobre todo— es requisito de entrada para trabajar con grandes distribuidores, retailers y laboratorios farmacéuticos. Sin EDI, quedas fuera de muchas operativas.
Los mensajes clave del flujo de almacén
En la logística 3PL norteamericana, los mensajes de almacén son una familia de la norma ANSI X12 que empieza por 94x. Estos son los que te encontrarás:
| Mensaje | Nombre | Dirección | Qué transporta |
|---|---|---|---|
| 940 | Warehouse Shipping Order | Depositante → Almacén | La orden de preparar y expedir un pedido: qué artículos (SKU/EAN), cantidades y destino de envío. |
| 945 | Warehouse Shipping Advice | Almacén → Depositante | La confirmación de lo que realmente has expedido: cantidades preparadas, lotes, transportista y bultos. |
| 947 | Warehouse Inventory Adjustment Advice | Almacén → Depositante | Ajustes de inventario (mermas, roturas, recuentos) para que el stock del depositante cuadre con el físico. |
| 943 / 944 | Warehouse Stock Transfer Shipment / Receipt | Ambas | Menos habituales: envío y recepción de transferencias de stock entre ubicaciones o almacenes. |
| 856 | Ship Notice / Manifest (ASN) | Almacén/Depositante → Cliente final | El aviso de expedición al destinatario: qué va en el envío y cómo está empaquetado (cajas y palets con su SSCC), para que reciba "a ciegas". |
| DESADV | Despatch Advice (EDIFACT) | Almacén → Cliente final | El equivalente europeo del 856: el mismo aviso de expedición, en el estándar internacional EDIFACT. |
El flujo completo, paso a paso
Un ciclo típico de operador logístico encadena estos mensajes así:
- 1. Entra el pedido (940). El depositante te manda un 940 con lo que hay que servir. Tu WMS lo importa y crea el pedido/albarán.
- 2. Preparas (picking). El operario prepara la mercancía, registrando cantidades reales y lotes.
- 3. Confirmas y avisas (945 + 856/DESADV). Al expedir, generas el 945 para el depositante (qué has enviado) y el 856 o DESADV para el cliente final (qué recibe y en qué bultos).
- 4. Cuadras el stock (947). Si hay un descuadre —una rotura, una merma, un recuento—, el 947 se lo comunica al depositante para que su inventario coincida con el tuyo.
La clave operativa: cada mensaje tiene que salir completo, a tiempo y bien formado. Un 856/DESADV mal construido hace que el cliente rechace la recepción y te bloquee la descarga en muelle.
ANSI X12 vs EDIFACT: por qué te afecta
Hay dos grandes familias de estándares EDI y en España convives con las dos según el cliente:
- ANSI X12 — el estándar norteamericano. Es el de los números: 940, 945, 947, 856. Lo pedirán depositantes o clientes con matriz o cadena de suministro en EE. UU.
- EDIFACT — el estándar internacional (ONU), dominante en Europa. Usa nombres en lugar de números: ORDERS (pedido), DESADV (aviso de expedición), RECADV (aviso de recepción), INVRPT (inventario).
Encima de cada estándar hay guías de implementación sectoriales que definen exactamente cómo rellenar cada segmento: AECOC en gran consumo español, o guías específicas de farma como COFARAN. Dos clientes que "usan DESADV" pueden pedirte el fichero de forma distinta — por eso no basta con "soportar EDI": hay que soportar su versión del EDI.
Errores comunes y buenas prácticas
- Valida antes de enviar. Comprueba el fichero contra la especificación del cliente antes de mandarlo. Un segmento de más, una fecha en el formato equivocado o un contador mal, y el mensaje se rechaza.
- Cuida los identificadores. GLN de las partes, códigos de artículo (EAN/GTIN) y SSCC de cajas y palets bien construidos: son la columna vertebral del 856/DESADV.
- Automatiza el transporte. Recoge y entrega los ficheros por SFTP o AS2, no a mano. Y guarda el acuse de recibo.
- No improvises por cliente. Cada depositante nuevo trae su matiz; tener un sistema que parametrice el perfil EDI por cliente ahorra semanas de integración.
Cómo lo resuelve LabopackWMS
LabopackWMS importa el 940 (por CSV o SFTP) y genera 945, 856/DESADV y 947, validando cada fichero contra la especificación real del cliente (incluida la guía COFARAN de farma) antes de enviarlo. Sin integraciones a medida carísimas y con el flujo 3PL completo de serie.
Los nombres y números de mensaje corresponden a los estándares públicos ANSI X12 y EDIFACT; esta guía simplifica el detalle técnico para claridad operativa. Las guías sectoriales (AECOC, COFARAN) definen el uso concreto de cada segmento.